METTEZ DE L’ORDRE DANS VOTRE ORDINATEUR !

L’ère du bureau sans papier ne s’est pas encore matérialisée et le fouillis électronique ne fait qu’accroître le dilemme. Les disques durs des ordinateurs utilisés à travers le pays sont encombrés de vieilles applications, répertoires, fichiers, courriels.

Afin de remédier au désordre qui paralyse les ordinateurs :

1.D’abord, assurez-vous que vos systèmes documentaires ne sont pas engorgés et qu’ils sont bien structurés:

· Débarrassez-vous de l’information ancienne ou peu utile.
· Divisez l’information restante en trois catégories : en cours, référence, archives. Gardez les dossiers en cours à portée de main et classez les archives en dehors de votre bureau.
· Créez une méthode de classement par sujet pour chacune de vos trois catégories, en dressant un modèle de vos fonctions clés.

2.Maintenant, appliquez le même procédé à vos documents électroniques. Plus proches seront vos systèmes de classement de documents papier et électroniques, plus il vous sera facile de vous rappeler où classer vos documents et où les chercher.

3.Si vous utilisez le courrier électronique, et surtout dans un contexte de travail, vous pourriez en recevoir des centaines, voire plus dans le pire des cas. Commencez à éliminer ces messages, en procédant chronologiquement.

4.Les messages que vous désirez conserver doivent être classés dans des dossiers électroniques ou des répertoires que vous aurez créés à l’étape 2.

5. Procédez de la même manière pour les dossiers de traitement de textes et de chiffriers électroniques.

6.Si vous devez récupérer de l ‘espace disque dans votre ordinateur, organisez votre système d’archives électroniques suivant le modèle mis au point à l’étape 1, et transférez vos fichiers depuis votre disque dur sur disquettes, cédérom ou autre support de stockage.

7.Faites le tour de votre disque dur et vérifiez s’il s’y trouve des programmes que vous n’utilisez pas (hérités de l’utilisateur précédent, par exemple); vous pouvez les éliminer ou les transférer sur un autre support de stockage.

8.Si vous êtes en entreprise, ou sur Internet et êtes inondé de messages, retirez votre nom des listes d’envoi qui sont à l’origine de cet engorgement, à moins qu’elles ne vous fournissent de l’information d’une grande importance.

9.Faites le tour de votre documentation et débarrassez-vous des manuels de programmes que vous n’utilisez plus

10.À l’avenir, prévoyez un moment tous les jours pour la gestion de votre courrier papier et électronique. Il suffit de quelques minutes par jour pour éviter l’engorgement.

Il existe bien sûr plusieurs autres techniques disponibles. Nombreux sont ceux qui trouvent avantageux de se faire aider dans ce processus, mais nous espérons que ces quelques trucs vous aideront à bien démarrer. Bonne journée de ménage d’ordinateur!